ข้อพิจารณาในการรวมศูนย์การจัดซื้อ

โดยนายบางมด


เป็นที่ทราบโดยทั่วกันแล้วว่า การจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพนั้นสามารถช่วยลดต้นทุนราคาสินค้า และเพิ่มผลกำไรให้บริษัท รวมถึงเพิ่มความสามารถในการแข่งขันได้ในธุกิจ ดังนั้นการจัดรูปแบบทางการจัดซื้อของบริษัทได้อย่างถูกต้องเหมาะสมก็จะทำให้บริษัทสามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดซื้อได้เป็นอย่างดีด้วย

ในบทความนี้จะกล่าวถึงเรื่องข้อพิจารณาในการจัดองค์กรการจัดซื้อแบบรวมศูนย์ ซึ่งการจัดองกร์การจัดซื้อแบบนี้จะมีข้อดีข้อเสียอย่างไร ควรใช้กับสินค้าและบริษัทประเภทใดจึงจะเหมาะสมนั้น จะได้กล่าวดังต่อไปนี้

จากที่มีงานวิจัย หรือบทความหลายชิ้นได้กล่าวว่าการกระจายอำนาจจัดซื้อ (De-Centralization) อาจเป็นสาเหตุหนึ่งที่มีส่วนทำให้กำไรของบริษัทอาจลดลงจากที่ควรได้รับ ดังนั้นการจัดองค์กรการจัดซื้อแบบรวมศูนย์ (Centralized Purchasing Organization) จึงเป็นวิธีหนึ่งที่ควรนำไปพิจารณาเพื่อนำพาบริษัทให้บรรลุถึงประสิทธิภาพในการดำเนินการสูงสุด รวมถึงการได้ผลประโยชน์กำไรสูงสุดด้วย ซึ่งข้อดี และข้อเสียของการจัดองค์กรการจัดซื้อแบบรวมศูนย์นี้คือ

ข้อดี ของการจัดซื้อแบบรวมศูนย์ คือ

1) พัสดุ หรือสินค้าที่จัดซื้อแบบรวมศูนย์นั้นจะทำให้เกิดความเป็นมาตรฐานเดียวกันทั่วทั้งองค์กร จากตัวอย่างในกรณีจัดซื้อเครื่องจักรผลิต ความมีมาตรฐานของเครื่องจักร หรือเลือกซื้อเครื่องจักรรุ่นเดียวกันในบริษัทแต่ละสาขาทำให้เกิดความสะดวกในการใช้งานเพราะไม่ต้องศึกษาวิธีการใช้งานที่หลากหลายรุ่น และยังสะดวกในการวางแผนบำรุงรักษา และการจัดเก็บอะไหล่ทดแทนด้วย

2) ลดการทำหน้าที่จัดซื้อที่ซ้ำซ้อนของแต่ละหน่วยงานลง รวมไปถึงการลดจำนวนการสั่งซื้อที่เกินความจำเป็น หรือซื้อจำนวนซ้ำซ้อนกันได้

3) การรวมจัดซื้อพัสดุหรือสินค้าชนิดเดียวกันในคราวละมากๆ จะสามารถทำให้ได้รับส่วนลดปริมาณ (Quantity Discount) จากผู้ขาย ทั้งยังเป็นการเพิ่มอำนาจการต่อรองกับผู้ขายด้วย

4) หากมีการสั่งซื้อในปริมาณที่มากจะสามารถลดค่าขนส่งต่อหน่วยพัสดุหรือสินค้าลงได้

5) การรวมอำนาจไว้ที่หน่วยงานซึ่งทำหน้าที่หลักเฉพาะด้านการจัดซื้อนั้น จะทำให้องค์กรสามารถสร้างบุคลากรที่มีความเชี่ยวชาญ และปฏิบัติงานจัดซื้อได้มีประสิทธิภาพมากกว่าหน่วยงานที่ทำหน้าหลักอื่นโดยมีหน้าที่การจัดซื้อเป็นหน้าที่รอง

6) ผู้ขายสามารถเสนอราคาที่ต่ำลงให้กับผู้ซื้อได้ เนื่องจากบริษัทผู้ขายมีต้นทุนในการดำเนินการที่ลดลงเช่น ลดจำนวนผู้แทนขายที่ต้องเดินทางไปพบผู้ซื้อในแต่ละแห่ง นั่นหมายถึงว่าบริษัทขายสามารถลดค่าใช้จ่ายในการขายลงได้ นอกจากนี้ บริษัทขายยังสามารถลดค่าใช้จ่ายจากการจัดทำเอกสารเช่น ใบส่งสินค้า ใบแจ้งหนี้ เป็นต้น

7) ผู้ซื้อสามารถลดค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อ (Purchasing Cost) ลงได้ เนื่องจากลดจำนวนครั้งในการรับพัสดุ การทดสอบเพื่อตรวจรับพัสดุ และลดการจัดทำเอกสารการจ่ายเงินให้กับผู้ขายด้วย

8) สามารถบริหารพัสดุ/สินค้าคงคลังได้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เนื่องจากองค์กรมีความเชี่ยวชาญในเรื่องระดับพัสดุคงคลัง ระยะเวลานำ (Lead time) ในการสั่งซื้อ และราคาสินค้า

ข้อเสีย ของการจัดซื้อแบบรวมศูนย์ คือ

1) ขาดความเป็นอิสระของบริษัทสาขาในการตัดสินใจเลือกใช้พัสดุ และอุปกรณ์ที่จะสามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินการ หรือทำการประหยัดได้ทางปฏิบัติจริง

2) การจัดองค์กรการซื้อแบบรวมศูนย์ จะทำให้เกิดความล่าช้าในการซื้อพัสดุ อาจเกิดจากสาเหตุที่ผู้ซื้อรอรวมจำนวนจากบริษัทสาขาให้มีปริมาณที่มากพอแล้วจึงดำเนินการจัดซื้อ ทำให้มีระยะเวลานำในการจัดซื้อที่นานขึ้น ดังนั้น บริษัทสาขาก็มักจะสต็อกพัสดุอุปกรณ์ไว้ในปริมาณที่สูงมากเพื่อชดเชยระยะเวลาที่เพิ่มขึ้นดังกล่าว ค่าใช้จ่ายในการถือครองพัสดุคงคลัง (Holding Cost) เพิ่มขึ้น และต้นทุนของบริษัทก็เพิ่มขึ้นตามไปด้วย

3) การจัดซื้อแบบรวมศูนย์ที่ส่วนกลาง อาจเป็นสาเหตุทำให้บริษัทสาขาขาดสัมพันธภาพร่วมกับชุมชนในท้องถิ่น หรือขาดการส่งเสริมการค้าขาย และการกระตุ้นเศรษฐกิจภายในท้องถิ่นที่บริษัทสาขาตั้งอยู่ ซึ่งอาจทำให้บริษัทขาดภาพพจน์ที่ดีในสายตาประชาชนในท้องถิ่นนั้นด้วย

4) ไม่เหมาะสมกับการจัดซื้อพัสดุ อุปกรณ์เพื่อสนับสนุนการผลิตสินค้าในแต่ละบริษัทสาขาที่แตกต่างกันได้

เมื่อพิจารณาถึงประเภทพัสดุหรือสินค้าที่เหมาะสมกับการจัดองค์กรจัดซื้อแบบรวมศูนย์นั้น สามารถแจกแจงประเภทพัสดุได้ดังนี้

1. เป็นพัสดุหรือสินค้าที่บริษัทแต่ละสาขามีความต้องการใช้โดยมีสเปคที่เหมือนกัน หรือมีความต้องการซื้อส่งของเดียวกัน (Commonality of purchase requirements)

2. เป็นพัสดุหรือสินค้าที่มีจำหน่ายอยู่ในทำเลที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ (Geographic location) เดียวกัน เนื่องจากความแตกต่างทางวัฒนธรรม การค้า อาจเป็นอุปสรรคในการค้าขายระหว่างสองพื้นที่ได้ ในกรณีที่มีปัญหาอุปสรรคมาก ก็มักใช้วิธีการกระจายอำนาจจัดซื้อให้บริษัทสาขาสามารถจัดซื้อพัสดุหรือสินค้าเองในพื้นที่ได้

3. เป็นพัสดุหรือสินค้าที่มีผู้ขายที่น้อยราย ทำให้อำนาจการต่อรองตกอยู่กับฝ่ายผู้ขายมากกว่าผู้ซื้อ ดังนั้นการจัดซื้อแบบรวมศูนย์ในปริมาณที่มากจะเป็นการช่วยเพิ่มอำนาจการเจรจาต่อรองของผู้ซื้อให้เท่าเทียมกับผู้ขายได้

4. เป็นพัสดุหรือสินค้าที่มีศักยภาพในการได้รับประโยชน์จากการสั่งซื้อในปริมาณที่มาก(Economic of scale)

5. เป็นพัสดุหรือสินค้าที่ต้องผลิตพิเศษหรือใช้ผู้ผลิตที่มีความชำนาญเป็นพิเศษ (Expertise require)

6. เป็นพัสดุหรือสินค้าที่มีความผันผวนของราคาขายสูง เหล็ก อลูมิเนียม ทองแดง น้ำมันเชื้อเพลิง ข้าวสาลี เป็นต้น

นอกจากนี้ประเภทบริษัทที่เหมาะสมกับการจัดองค์กรจัดซื้อแบบรวมศูนย์ ก็ควรเป็นบริษัทที่มีขนาดใหญ่ ผลิตสินค้าสำเร็จรูปที่มีรูปแบบเป็นมาตรฐาน หรือมีกระบวนการผลิตที่ต้องการใช้ชิ้นส่วนวัตถุดิบผลิตที่เป็นมาตรฐานและมีความต้องการใช้ในปริมาณที่มาก เช่นเครื่องใช้ไฟฟ้า ชิ้นส่วนอิเล็กทรอนิกส์ คอมพิวเตอร์ และ รถยนต์ เป็นต้น

ที่มา www.logisticscorner.com วันที่ 2 สิงหาคม 2552
http://www.logisticscorner.com/